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TL: simplify transition page
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tlunet committed Mar 12, 2024
1 parent 3d916a6 commit ea00154
Showing 1 changed file with 13 additions and 18 deletions.
31 changes: 13 additions & 18 deletions admin/email/transition.md
Original file line number Diff line number Diff line change
Expand Up @@ -13,29 +13,22 @@ icon: uil-sync-exclamation

## Explications

Dans un objectif de **simplification** :partying_face:, certaines adresses mail peuvent être renommées avec des noms plus courts, comme par exemple `[email protected]` =>`[email protected]`.
Dans un objectif de **simplification** :partying_face:, certaines adresses mail peuvent être renommées avec des noms plus courts (ex : `[email protected]` =>`[email protected]`).
Le **changement n'est pas simple**, et nécessite différentes manipulations, que ce soit de la part du Service Informatique mais **aussi de votre part**.

Le changement n'est pas simple, et nécessite différentes manipulations, comme :

- la création d'une nouvelle adresse email (avec le nom simplifié), ainsi que du compte google associé à cette nouvelle adresse
- la migration des messages, dossiers et listes de contact de l'ancienne boite mail à la nouvelle
- le transfert des droits d'accès Google Drive de l'ancien compte google au nouveau
- le transfert automatique des mails reçus de l'ancienne adresse à la nouvelle adresse, avec un message d'avertissement (si possible)
- après une période de transition, la suppression de l'ancienne boite mail et du compte google associé.

_Afin que cette transition se fasse dans le plus de douceurs possible, voici les quelques étapes qui sont à suivre ..._ :innocent:
_Afin que cette transition se fasse avec le plus de douceur possible, voici les quelques étapes à suivre ..._ :innocent:

## Dénominations

- `[email protected]` : l'ancienne adresse email
- `[email protected]` : la nouvelle adresse email
- `le ReMI` : Référent Moyens Internet
- `le RéMI` : Référent Moyens Internet

## Procédure

### Étape 1 : Création de la nouvelle adresse mail :fireworks:

`[email protected]` est crée par le ReMI,
`[email protected]` est crée par le RéMI,
et un mail pour l'initialisation du mot de passe est envoyé à `[email protected]`.
`[email protected]` est ajoutée sur les mailings listes
auquelles était inscrite `[email protected]`,
Expand All @@ -55,14 +48,16 @@ Aussi, il peut mettre en place [sa nouvelle signature](./signature.md) sur `new@
### Étape 3 : Transferts :incoming_envelope:

Une fois `[email protected]` et le compte Google pris en main par leur détenteur, le ReMI effectue les manipulations suivantes :
Une fois `[email protected]` et le compte Google pris en main par leur détenteur, le RéMI effectue les manipulations suivantes :

- transfert automatique des emails de `[email protected]` à `[email protected]`, avec si possible un message d'avertissement lorsque un mail est envoyé à `[email protected]`.
- transfert des droits Google drive au nouveau compte, en particulier :
1. transfert automatique des emails de `[email protected]` à `[email protected]`,
2. mise en place d'un message d'avertissement lorsque un mail est envoyé à `[email protected]`,
3. suppression de `[email protected]` de toutes les mailings listes auxquelles elle était inscrite
4. transfert des droits Google drive au nouveau compte, en particulier :
- documents dont le ReMI est propriétaire => par le ReMI
- documents dont `[email protected]` est propriétaire => transférer la propriété à `[email protected]`
- documents dont un autre compte est propriétaire => demander le transfert des droits à la personne détenteur du compte propriétaire
- envois d'un email à `[email protected]` pour indiquer le changement
5. envois d'un email à `[email protected]` pour indiquer le changement

> :warning: Noter quelque-part sur un document de transfert partagé (tableur administratif) l'état du transfert, et les documents encore non transférés
Expand All @@ -75,7 +70,7 @@ Une fois `[email protected]` et le compte Google pris en main par leur détenteur, le

### Étape 4 : Nettoyage :coffin:

Après quelques mois pour l'étape 3, une fois que tout les transferts de droits Google ont été effectué et vérifié,
Quelques mois après la mise en place de l'étape 3, une fois que tout les transferts de droits Google ont été effectué et vérifié,
alors l'ancienne adresse peut être officiellement supprimée, ainsi que le compte Google associé :partying_face:.

Cette étape est effectuée par le ReMI, après validation du détenteur de `[email protected]` et notification au président.
Cette étape est effectuée par le RéMI, après validation du détenteur de `[email protected]` et notification au président.

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