From 360056b799d76c1aa84affdf3c6c420c596fc52d Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Shawn Thompson Date: Fri, 30 Aug 2024 10:08:19 -0400 Subject: [PATCH] Tip sheets - third try (#629) * Made the tip sheet pages in en and fr for creating accessible documents * Added the 'updatesMain' tag in the front matter of the changed pages * made the landing page for tipsheets in FR and EN * Changed the tag"updatesMain" to "msTips" for the tip sheets * Rectify some errors in tag * Made some changes in tag and subjects * Initial commit * Tip sheet - Accessible Word document * Tip sheet - Accessible Outlook Email * Brought page down for the time being as Excel document is not ready * Tip sheet - Accessible Powerpoint Presentation * Added additional content on Email Signatures to Outlook tip sheet * Removed Excel tip sheets * Redundant table instructions removed in PPT tip sheet * Capitalised the Ms in Microsoft * Refactored common frontmatter data to folder-level JSON - Moved common frontmatter data (tags and subject fields) from individual Markdown files to ms-office-tip-sheets.json. - Added "msTips" to the tags array. - Added "howTos" and "createDocument" to the subject array. * Update descriptions to pages --------- Co-authored-by: DESKTOP-5O5JLC2\Dhruv Patel Co-authored-by: Oceane Leung --- src/_data/tagList.js | 2 + src/main/en/how-tos/ms-office-tip-sheets.njk | 32 +++++ .../fiches-conseils-ms-office.njk | 32 +++++ ...microsoft-document-compliance-checklist.md | 2 +- .../ms-office-tip-sheets.json | 9 ++ ...sheet-microsoft-powerpoint-Presentation.md | 134 +++++++++++++++++ .../tip-sheet-microsoft-word.md | 123 ++++++++++++++++ .../ms-office-tip-sheets/tip-sheet-outlook.md | 117 +++++++++++++++ src/pages/en/pdf-accessibility-checklist.md | 2 +- .../fiche-de-conseils-microsoft-word.md | 118 +++++++++++++++ .../fiche-de-conseils-outlook.md | 115 +++++++++++++++ ...ls-presentation-powerpoint-de-microsoft.md | 135 ++++++++++++++++++ .../fiches-conseils-ms-office.json | 9 ++ 13 files changed, 828 insertions(+), 2 deletions(-) create mode 100644 src/main/en/how-tos/ms-office-tip-sheets.njk create mode 100644 src/main/fr/comment-faire/fiches-conseils-ms-office.njk create mode 100644 src/pages/en/ms-office-tip-sheets/ms-office-tip-sheets.json create mode 100644 src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-powerpoint-Presentation.md create mode 100644 src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-word.md create mode 100644 src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-outlook.md create mode 100644 src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-microsoft-word.md create mode 100644 src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-outlook.md create mode 100644 src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-presentation-powerpoint-de-microsoft.md create mode 100644 src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiches-conseils-ms-office.json diff --git a/src/_data/tagList.js b/src/_data/tagList.js index 08e17dc4a..94a58c720 100644 --- a/src/_data/tagList.js +++ b/src/_data/tagList.js @@ -20,6 +20,7 @@ module.exports = { contactUs: "Contactez-nous", accessibilityInYourRole: "L'accessibilité dans votre rôle", mainAbout: "Section à propos de nous sur la page d'accueil", + msTips : "Fiches de conseils pour Microsoft Office", office2016: "Comment créer des documents accessibles dans Office 2016", microsoft365: @@ -46,6 +47,7 @@ module.exports = { accessibilityInYourRole: "Accessibility in your role", mainAbout: "About us section on homepage", office2016: "How to create accessible documents in Office 2016", + msTips: "Tip sheets for Microsoft Office", microsoft365: "How to create accessible documents in Microsoft 365", }, }, diff --git a/src/main/en/how-tos/ms-office-tip-sheets.njk b/src/main/en/how-tos/ms-office-tip-sheets.njk new file mode 100644 index 000000000..581848ddb --- /dev/null +++ b/src/main/en/how-tos/ms-office-tip-sheets.njk @@ -0,0 +1,32 @@ +--- +title: Tip sheets for Microsoft office +description: Learn to identify and correct common accessibility issues in the Microsoft office suite of software. +toggle: fiches-de-conseils-pour-microsoft-office +tags: + - createDocument + - updatesMain +--- + +{% if collections.msTips === undefined %} + + {% include "partials/alert-landingpages.njk" %} + +{% else %} + +
+ {% for item in collections.msTips | sort(false, false, 'data.title') | localeMatch(locale) %} + {% if item.data.tags[1] != "msTips" %} +
+

{{ item.data.title | safe }}

+

+ {% if item.data.description %} + {{ item.data.description | safe }} + {% else %} + {{ landingPage[locale].descriptionNoneText }} + {% endif %} +

+
+ {% endif %} + {% endfor %} +
+{% endif %} diff --git a/src/main/fr/comment-faire/fiches-conseils-ms-office.njk b/src/main/fr/comment-faire/fiches-conseils-ms-office.njk new file mode 100644 index 000000000..e37e969e8 --- /dev/null +++ b/src/main/fr/comment-faire/fiches-conseils-ms-office.njk @@ -0,0 +1,32 @@ +--- +title: Fiches de conseils pour Microsoft Office +description: Apprendre à identifier et à corriger les problèmes d’accessibilité courants dans la suite logicielle Microsoft Office. +toggle: tip-sheets-for-microsoft-office +tags: + - createDocument + - updatesMain +--- + +{% if collections.msTips === undefined %} + + {% include "partials/alert-landingpages.njk" %} + +{% else %} + +
+ {% for item in collections.msTips | sort(false, false, 'data.title') | localeMatch(locale) %} + {% if item.data.tags[1] != "msTips" %} +
+

{{ item.data.title | safe }}

+

+ {% if item.data.description %} + {{ item.data.description | safe }} + {% else %} + {{ landingPage[locale].descriptionNoneText }} + {% endif %} +

+
+ {% endif %} + {% endfor %} +
+{% endif %} diff --git a/src/pages/en/microsoft-document-compliance-checklist.md b/src/pages/en/microsoft-document-compliance-checklist.md index 8b128f175..6ff8d2326 100644 --- a/src/pages/en/microsoft-document-compliance-checklist.md +++ b/src/pages/en/microsoft-document-compliance-checklist.md @@ -1,5 +1,5 @@ --- -title: Microsoft Document Compliance Checklist +title: Microsoft document compliance checklist description: Here you can find different questions to help you to know if your Word document is accessible or not. toggle: liste-de-verification-de-la-conformite-des-documents-microsoft subject: diff --git a/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/ms-office-tip-sheets.json b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/ms-office-tip-sheets.json new file mode 100644 index 000000000..6f12e051e --- /dev/null +++ b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/ms-office-tip-sheets.json @@ -0,0 +1,9 @@ +{ +"tags": [ + "msTips" + ], + "subject": [ + "howTos", + "createDocument" + ] +} diff --git a/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-powerpoint-Presentation.md b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-powerpoint-Presentation.md new file mode 100644 index 000000000..ac94b5078 --- /dev/null +++ b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-powerpoint-Presentation.md @@ -0,0 +1,134 @@ +--- +title: Tip sheet for Microsoft PowerPoint Presentation +description: Easily reference accessible best practices for PowerPoint creation. +toggle: feuille-de-conseils-pour-la-presentation-microsoft-powerpoint +--- +# Create accessible presentations in PowerPoint +Version 1.3 | March 2024 + +## Slide Master +As much as possible, format your slides using the **Slide Master** tab. To open this tab, select: +1. **View tab** +2. **Master Views** group (if necessary) +3. **Slide Master**. + +When existing slide layouts do not meet your needs, add a new layout. Select the **Insert Layout**, then add **Content** placeholders as needed with the **Insert Placeholder**. + +**Avoid** adding content from the **Insert** tab. + +## Pasting text +When pasting content from another source: +1. place cursor in desired location +2. press Shift + F10 (or right-click) +3. press T (or under **Paste options**, select **Keep Text Only**). + +To insert a layout from the **Slide Master** tab, select: +1. **Edit Master** group (if necessary) +2. **Insert Layout**. + +To add a placeholder from the **Slide Master** tab, select: +1. **Master Layout** group (if necessary) +2. **Insert Placeholder** menu +3. Specify your placeholder type. + +**Warning**: Every slide layout must include a Title placeholder and content placeholder. Do not use the slide number placeholders. To add slide numbers, select **Slide Master** tab, then a **Slide layout**. Select Insert tab > **Text** Box. Type "Slide ". Select **Insert** tab > **Text** group > **Slide Number**. Type "of" and then the total number of slides. Copy this text box to the slide layouts in your presentation. It's best to add the slide numbers after finalizing your presentation. + +## Slide titles +Every slide must have a **unique** slide title. If content continues onto the next slide, add “(1 of 2)” to the end of the title. + +## Fonts and sizing +Use **sans serif** fonts (such as **Arial**) instead of serif fonts (such as **Times New Roman**). Title font size of 24 pt or greater and body font size of 18 pt or greater. + +## Formatting text +**Use left alignment** for your text content. Avoid using justified text. + +To increase spacing between lines of text use the **Paragraph** dialogue box’s **Before**, **After** and **Line Spacing fields**. **Do not** press the **Enter** key to add extra spacing. + +## Links +**Always** use meaningful link text so your reader knows where the link takes them like “Shared Services Canada”; instead of “Click here”. +Printed PowerPoint presentations must also display the URL. + +## Images +All images require descriptive alternative text (Alt Text). It must convey the meaning of the image. If an image is decorative, type “Decorative”. + +To access the **Alt Text** panel: +1. select the image +2. press Shift + F10 (or right-click) +3. select **View Alt Text**. + +Complex images (like graphs and charts) require an alternative text and a long description containing all the image information, such as data and trends. + +**Things to avoid :**: +- images of text; +- SmartArt; +- grouped objects. + +## Tables +- Use tables for data only. +- Define all tables. Select **Table Design** tab > **Table Style Options** group (if necessary) > **Check** all relevant options. **Header Row** is mandatory. + +**Things to avoid :** +- the **Draw Table** tool +- screenshots or an image of a table +- merged or split cells +- nested tables +- empty cells +- non-text objects into cells. + +## Media +For **audio** content: +1. transcriptions are mandatory +2. subtitles are optional +3. audio descriptions are optional. + +For **video** content: +1. subtitles are mandatory +2. audio descriptions are mandatory if some of the information is visual only +3. transcriptions are mandatory if videos include interactive elements. + +**Avoid** using interactive elements, animations and other visual effects. + +## Colour and contrast +When adding colours to a presentation, stick to the **Automatic** colour and **Theme Accent** colours. Users can easily reduce barriers by applying custom colours that meet their needs (using **Design** tab > **Variants** group). + +Make sure there is sufficient contrast between the text and the background. +Information must be conveyed using more than colour alone. For example, add a border or a different shape. + +**Things to avoid :** +- background images +- placing text on top of an image. + +## Reading order +Reading order is the natural order your eyes would follow when looking at a slide. Make sure the reading order of each slide is correct by clicking just outside the slide, then using the **Tab** key to cycle through the content. This shows what the current order your content is in. + +Correct reading order issues in the **Reading Order** pane or in the **Selection** pane (for Office versions older than 365). + +## Languages +Specify the proofing language for each slide. Select: +1. all slide objects (press Ctrl + A) +2. **Review** tab +3. **Language** group (if necessary) +4. **Language** menu +5. **Set proofing language**. + +Avoid creating bilingual documents, as this reduces their accessibility. + +## Accessibility check +To run the accessibility checker, select: +1. **Review** tab +2. **Accessibility** group +3. **Check accessibility**. +4. Check the **Keep accessibility checker running while I work** option. + +The accessibility checker is a great start, but it won’t catch every single issue. + +## Presenting +When presenting, describe any important visual elements shown on each slide. + +## PowerPoint to PDF +**Note**: Most PDF files are not accessible. When possible, share the PowerPoint presentation. If you must create a PDF version of your presentation: +1. Press Alt, F, E, A or select **File** tab > **Export** menu > **Create PDF/XPS Document** submenu > **Create PDF/XPS**. +2. In the **Publish as PDF or XPS** dialogue box, select **Options** button. +3. In the **Options** dialogue box, **check** all boxes under **Include non-printing information**. +4. Press **OK**. +5. select **Publish**. diff --git a/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-word.md b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-word.md new file mode 100644 index 000000000..f5997df9f --- /dev/null +++ b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-microsoft-word.md @@ -0,0 +1,123 @@ +--- +title: Tip sheet for Microsoft Word +description: Quick reference to accessible best practices for Word documents. +toggle: feuille-de-conseils-pour-microsoft-word +--- + +# Create accessible documents in Word +Version 1.3 | March 2024 + +## Pasting text +When pasting content from another source: +1. place cursor in desired location +2. press Shift + F10 (or right-click) +3. press T (or under **Paste options**, select **Keep Text Only**). + +## Writing content +- Write short sentences. +- Use simple and common word; instead of jargon or ‘impressive’ vocabulary. +- Define abbreviations on first use, for example: Shared Services Canada (SSC). +- Use **Sentence case** instead of Title Case or ALL CAPS, even for headings. +- In French, include accents on capitals. +- After specifying proofing languages, use the **Proofing** tools on the **Review** tab. + +## Headings +- Organize documents using the **Home** tab > **Style** group > **Heading** styles. For example, **Heading 1, Heading 2, Heading 3** in **ascending order**. +- Each heading must be unique and descriptive. + +## Formatting content +- Format content by applying **Styles**; instead of the direct formatting commands in the **Fonts** group, for example: + - apply **Strong** style; instead of **Bold**; + - apply *Emphasis* style; instead of *Italic*. +- Select simple sans-serif fonts, like Arial, from the **Design** tab > **Fonts** menu. +- On the **Home** tab’s **Styles** group, select font type ending with: + - “(Heading)” for **Heading** styles; + - “(Body)” for all **other** styles. +- Format **Styles** to **Align Left**; instead of **Center**, **Right** or **Justify**. +- Align text using paragraph **Indentations** and **Tabs** instead of adding several spaces. +- Format **Styles** with **Before** and **After** paragraph spacing instead of adding empty paragraph returns (Enter key). +- To view extra returns and spaces, press Alt, H, **(ZP)**, 8; or select **Home** tab > **Paragraph** group (if necessary) > **Show/Hide** paragraph marks (**¶**). +- To move a paragraph to the following page, insert a page break by pressing Ctrl + Enter; instead of adding empty paragraph returns (Enter key). + + + +## Lists +From the **Home** tab use: +- **Bullets** for unordered lists. +1. **Numbering** for ordered lists. + +## Links +- **Always** use meaningful link text so your reader knows where the link takes them like “Shared Services Canada”; instead of “Click here” or “learn more.” +- Printed Word documents must also display the URL. +- **Do not add** hyperlinks to images. + +## Images +All images must have the **Layout Option** set to **In Line with Text** (unless decorative). Select the image; press Shift + F10 (or right-click); select **Wrap Text**; then select **In Line with Text.** + +All images require descriptive alternative text (Alt Text). It must convey the meaning of the image. If an image is decorative, type “Decorative”. + +To access the **Alt Text** panel: +1. select image +2. press Shift + F10 (or right-click) +3. select **View Alt Text** + +**Note:** Alt text should be fewer than 120 characters. + +Complex images (like graphs and charts) require **Alt Text** and a **Long description** containing all the image information, such as data and trends. + +**Things to avoid** : +- Images of text +- SmartArt +- grouped objects + +## Tables +- Use tables for data only. +- Define all tables. Select **Table Design** tab > **Table Style Options** group (if necessary) > **Check** all relevant options. **Header Row** is mandatory. +- Instead of adding alternative text to **Table Properties** dialogue box, insert your title in the line above the table. Select **References** tab > **Insert Caption** > change the label option to “**Table**” > then enter the title after the number. + +**Things to avoid** : +- the **Draw Table** tool +- screenshots or images of tables +- merged or split cells +- nested tables +- empty cells +- non-text objects into cells. + +## Media +**Avoid** adding audio, video or animations into a Word document. + +## Colour and contrast +When adding colours to a document, stick to the **Automatic** colour and **Theme Accent** colours. Users can easily reduce barriers by applying custom colours that meet their needs (using **Design** tab > **Colors** menu). + +Make sure there is sufficient contrast between the text and the background. +Information must be conveyed using more than colour alone. For example, add a border or a different shape. + +**Things to avoid** : +background images + +## Languages +Create separate documents for each language to maximize accessibility. If you must create a multilingual document, use **Word for desktop** to set the proofing language: +1. Select all paragraphs (press Ctrl + A); +2. Press Alt, R, **(ZL)**, U, L or +select **Review** tab > **Language** group (if necessary) > **Language** menu > **Set proofing language**. + +Set the language of paragraphs based on their language. + +## Accessibility check +To run the accessibility checker, select: +1. **Review** tab +2. **Accessibility** group +3. **Check accessibility** +4. Check the **Keep accessibility checker running while I work** option. + +The accessibility checker is a great start, but it won’t catch every issue. + +## Word to PDF +**Note:** Most PDF files are not accessible. When possible, share your Word document. + +If you must create a PDF version of your document: +1. Press Alt, F, E, A or select **File** tab > **Export** menu > **Create PDF/XPS Document** submenu > **Create PDF/XPS** +2. From the **Publish as PDF or XPS** dialogue box, select the **Options** button +3. From the **Options** dialogue box, **check** all options in **Includes non-printing information** +4. Press **OK** +5. Select **Publish**. diff --git a/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-outlook.md b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-outlook.md new file mode 100644 index 000000000..b39f33c4c --- /dev/null +++ b/src/pages/en/ms-office-tip-sheets/tip-sheet-outlook.md @@ -0,0 +1,117 @@ +--- +title: Tip sheet for Outlook +description: Simple reference for creating accessible emails in Outlook. +toggle: feuille-de-conseils-pour-outlook +--- + +# Create accessible emails in Outlook +Version 1.3 | March 2024 + +## Pasting text +When pasting content from another source: +1. place cursor in desired location +2. press Shift + F10 (or right-click) +3. press T (or under **Paste options**, select **Keep Text Only**). + +## Writing content +- Write in plain language. +- Use **sans serif** fonts (like **Arial**) instead of serif fonts (like **Times New Roman**). +- Use **Sentence case** instead of Title Case (beginning each word with a capital) or ALL CAPS, even for headings. +- Define abbreviations, acronyms and initialism on first use, for example: Shared Services Canada (SSC). +- Use simple and common word; instead of jargon or ‘impressive’ vocabulary. + + +## Headings +- Organize longer emails using the **Format text** tab > **Style** menu > **Heading** styles. For example, **Heading 1, Heading 2, Heading 3** in ascending order as needed. +- Each heading must be unique and descriptive. + + +## Formatting content +- Align text to the left; instead of Center, Right or Justify. +- Use predefined **Styles** to format text (**Normal** for body text, **Strong** for Bold, and Emphasis for Italic). +- Use the default Outlook Theme. Other themes can introduce accessibility barriers. +- Avoid directly formatting text (commands in the **Message** tab > **Basic Text** group, or **Format Text** tab > **Font** group). + +## Links +Provide explicit names for links. For example, “discover offers” instead of “click here” or “learn more.” + +## Lists +For lists, use bullets or numbered lists from **Home** tab > **Basic Text** group > **Bullets** menu. + +## Images +Images must have the **Layout Option** set as **In Line with Text** (unless decorative). Select image > press Shift + F10 (or right-click) > select **Wrap Text** > select **In Line with Text**. + +All images require descriptive alternative text (Alt Text). It must convey the meaning of the image. If an image is decorative, type “Decorative”. + +To access the **Alt Text** panel: +1. select image +2. press Shift + F10 (or right-click) +3. select **View Alt Text**. + +**Note**: Alt text should be fewer than 120 characters. + +Complex images (like graphs and charts) require **Alt Text** and a **Long description** containing all the image information, such as data and trends. + +**Things to avoid** : +- images of text or signatures. +- SmartArt +- grouped objects + +## Tables +- Use tables for data only. +- Define all tables. Select **Table Design** tab > **Table Style Options** group (if necessary) > **Check** all relevant options. **Header Row** is mandatory. + +**Things to avoid** : +- the **Draw Table** tool +- screenshots or images of tables +- merged or split cells +- nested tables +- empty cells +- non-text objects into cells. + +## Media +- Attach audio and video media to the email; instead of adding them to the email body. +- Follow your department's guidelines for signature requirements. + +## Colour and contrast +When composing an email, stick to the **Automatic** colour and **Theme Accent** colours. This way recipients can easily reduce barriers by applying custom colours that meet their needs (using **Format Text** tab > **Styles** group > **Change Styles** menu > **Colors** sub-menu). + +Make sure there is sufficient contrast between the text and the background. +Information must be conveyed using more than colour alone. For example, add a border or a different shape. + +**Things to avoid** : +background images + +## Languages +- Write separate English and French email messages. +- Set the proofing language: + 1. select entire message (press Ctrl + A); + 2. select **Review** tab > **Language** group > **Language** menu > **Set proofing** language. +- If you must create a bilingual email: + - Write separate paragraphs for each language, i.e. **do not** use multiple languages in the same paragraph. + - If email begins with English: + 1. Add a bookmark at the beginning of the French content by selecting **Insert** tab > **Links** group > **Bookmark**. + 2. Type “**la version en français suit la version en anglais**” in a paragraph before the English content. + 3. Add a link to your text, by selecting: +
    +
  1. Insert tab > Links group > Links;
    2. +
  2. Place in this document;
    3. +
  3. your bookmark;
    4. +
  4. OK.
    5. +
+ 4. From **Outlook for desktop** set the proofing language according to the paragraph content. +- Before sending an email, always set the proofing language by paragraph. + +## Email signatures +**Avoid** using images as part of your signature. Do not use images of text. + +Follow your organization's signature guidelines. + +## Accessibility check +To run the accessibility checker, select: +1. **Review** tab +2. **Accessibility** group +3. **Check accessibility** +4. Check the **Keep accessibility checker running while I work** option. + +The accessibility checker is a great start, but it won’t catch every issue. diff --git a/src/pages/en/pdf-accessibility-checklist.md b/src/pages/en/pdf-accessibility-checklist.md index 80a0a3db8..d596722ef 100644 --- a/src/pages/en/pdf-accessibility-checklist.md +++ b/src/pages/en/pdf-accessibility-checklist.md @@ -1,5 +1,5 @@ --- -title: PDF Accessibility Checklist +title: PDF accessibility checklist description: Here you can find different questions to help you to know if your pdf document is accessible or not. internalLinks: true toggle: liste-de-verification-de-laccessibilite-des-documents-pdf diff --git a/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-microsoft-word.md b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-microsoft-word.md new file mode 100644 index 000000000..4a39a8e2d --- /dev/null +++ b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-microsoft-word.md @@ -0,0 +1,118 @@ +--- +title: Feuille de conseils pour Microsoft Word +description: Référence rapide aux meilleures pratiques d’accessibilité pour les documents Word. Feuille de conseils pour Microsoft Word. +toggle: tip-sheet-for-microsoft-word +--- + +# Créer des documents accessibles dans Word +Version 1.3 | Mars 2024 + +## Collage de texte +Pour coller du contenu provenant d’une autre source : +1. placez le curseur à l’endroit souhaité; +2. appuyez sur Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); +3. appuyez sur T (ou sous les **Options de collage**, sélectionnez **Conserver uniquement le texte**). + +## Rédaction de contenu +- Rédigez des phrases courtes. +- Utilisez des mots simples et courants, plutôt que du jargon ou un vocabulaire « impressionnant ». +- Définissez les abréviations dès la première utilisation, par exemple : Services partagés Canada (SPC). +- Utilisez la **majuscule en début de phrase** au lieu de majuscules en début de mot ou de TOUT EN MAJUSCULES, même pour les titres. +- En français, incluez les accents sur les majuscules. +- Après avoir précisé les langues de vérification, utilisez les outils de **vérification linguistique** dans l’onglet **Révision**. + +## Titres +- Organisez les documents en utilisant l’onglet **Accueil** > le groupe **Styles** > les styles de **titre**. Par exemple, **Titre 1, Titre 2, Titre 3** en **ordre croissant**. +- Chaque titre doit être unique et descriptif. + +## Formatage du contenu +- Formatez le contenu en appliquant **Styles**, au lieu des commandes de formatage direct dans le groupe **Police**, par exemple : + - appliquez le style **Élevé** au lieu de **Gras**; + - appliquez le style *Accentuation* au lieu de *Italique*. +- Sélectionnez des polices simples sans empattement, comme Arial, à partir de l’onglet **Dessin** > du menu **Polices**. +- À l’onglet **Accueil** dans le groupe **Styles**, sélectionnez la police qui se termine par : + - « (En-têtes) » pour les styles **Titre**; + - « (Corps) » pour tous les **autres styles**. +- Formatez les **styles** pour qu’ils soient **alignés à gauche**, plutôt qu’au **centre**, **à droite** ou **justifiés**. +- Alignez le texte en utilisant **Retraits** et **Tabulations**, au lieu d’ajouter plusieurs espaces. +- Formatez les **styles** en utilisant l’espacement de paragraphe **Avant** et **Après**, au lieu d’ajouter des retours à la ligne vides (touche Entrée). +- Pour visualiser les retours et les espaces, appuyez sur Alt, L, **(ZP)**, 8; ou sélectionnez l’onglet **Accueil** > le groupe **Paragraphe** (si cela est nécessaire) > les marques de paragraphe **Afficher/masquer** (**¶**). +- Pour déplacer un paragraphe à la page suivante, insérez un saut de page en appuyant sur Ctrl + Entrée, au lieu des retours à la ligne vides. + +## Listes +À partir de l’onglet **Accueil**, utilisez : +- **Puces** pour les listes non numérotées; +1. **Numérotation** pour les listes numérotées. + +## Liens +- Utilisez **toujours** un texte de lien significatif pour que le lecteur sache où le lien le mène, par exemple « Services partagés Canada », au lieu de « cliquez ici » ou « en savoir plus ». +- Les documents Word imprimés doivent également afficher l’URL. +- **N’** ajoutez **pas** d’hyperliens aux images. + +## Images +L’**Option de disposition** des images doit être réglé à **Aligné sur le texte** (à moins que l’image soit décorative). Sélectionnez l’image; appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); sélectionnez **Habillage**; et sélectionnez **Aligné sur le texte**. +Toutes les images doivent être accompagnées d’un texte de remplacement. Ce texte doit transmettre le sens de l’image. Si une image est décorative, tapez « Décorative ». + +Pour accéder au panneau **Texte de remplacement** : +1. sélectionnez l’image; +2. appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); +3. sélectionnez **Afficher le texte de remplacement**. + +**Remarque :** Le texte de remplacement devrait comporter moins de 120 caractères. + +Les images complexes (comme des graphiques et des tableaux) doivent être accompagnées d’un **texte de remplacement** et d’une **longue description** contenant tous les renseignements relatifs à l’image, comme les données et les tendances. + +**Ce qu’il faut éviter :** +- les images de texte; +- SmartArt; +- les objets groupés. + +## Tableaux +- Utilisez les tableaux uniquement pour les données. +- Définissez tous les tableaux. Sélectionnez l’onglet **Création de tableau** > le groupe **Options de style de tableau** (si cela est nécessaire) > **Cochez** toutes les options pertinentes. La case **Ligne d’en-tête** est obligatoire. +- Au lieu d’ajouter un texte alternatif dans la boîte de dialogue **Propriétés du tableau**, insérez votre titre dans la ligne au-dessus du tableau. Sélectionnez l'onglet **Références** > **Insérer une légende** > changez l'option **Texte** à "Tableau" > puis saisissez le titre après le chiffre. + +**Ce qu’il faut éviter :** +- l’outil **Dessiner un tableau**; +- les captures d’écran ou les images de tableaux; +- les cellules fusionnées ou fractionnées; +- les tableaux imbriqués; +- les cellules vides; +- les objets autres que du texte dans les cellules. + +## Supports +**Évitez** les supports audio ou vidéo, ou les éléments d’animation dans un document Word. + +## Couleurs et contraste +Lorsque vous ajoutez des couleurs à un document, sélectionnez la couleur **Automatique** et les couleurs d’**accentuation du thème**. Les utilisateurs peuvent facilement réduire leurs obstacles en appliquant leurs propres couleurs (à partir de l’onglet **Conception** > menu **Couleurs**). + +Assurez-vous que le contraste entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant. +Les renseignements doivent être transmis par d’autres moyens que la couleur seulement. Par exemple, ajoutez une bordure ou une forme différente. + +**Ce qu’il faut éviter :** +les images d’arrière-plan. + +## Langues +Créez des documents distincts pour chaque langue afin d’optimiser l’accessibilité. Si vous devez créer un document multilingue, utilisez **Word pour bureau** pour définir la langue de vérification : +1. sélectionnez tous les paragraphes (appuyez sur Ctrl + A); +2. appuyez sur Alt, R, (ZL), J, L ou +sélectionnez l’onglet **Révision** > le groupe **Langue** (si cela est nécessaire) > le menu **Langue** > **Définir la langue de vérification**. + +Définissez la langue des paragraphes en fonction de leur langue. + +## Vérification de l’accessibilité +Pour utiliser le vérificateur d’accessibilité, sélectionnez : +1. l’onglet **Révision**; +2. le groupe **Accessibilité**; +3. **Vérifier l’accessibilité**; +4. l’option **Poursuivre l’exécution du vérificateur d’accessibilité pendant que je travaille**. + +Le vérificateur d’accessibilité est un bon début, mais il ne permet pas de détecter tous les problèmes. + +## De Word à PDF +**Remarque :** La plupart des fichiers PDF ne sont pas accessibles. Dans la mesure du possible, transmettez votre document Word. Si vous devez créer une version PDF de votre document : +1. appuyez sur Alt, F, I, U ou sélectionnez l’onglet **Fichier** > le menu **Exporter** > le sous-menu **Créer un document PDF/XPS** > **Créer PDF/XPS**; +2. à partir de la boîte de dialogue **Publier comme PDF ou XPS**, sélectionnez le bouton **Options**; +3. à partir de la boîte de dialogue **Options**, **cochez** toutes les options dans la rubrique **Inclure les informations non imprimables**; +4. appuyez sur **OK**; +5. sélectionnez **Publier**. diff --git a/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-outlook.md b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-outlook.md new file mode 100644 index 000000000..97359fbcf --- /dev/null +++ b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-outlook.md @@ -0,0 +1,115 @@ +--- +title: Feuille de conseils pour Outlook +description: Référence simple pour la création d’un courrier électronique accessible dans Outlook.Feuille de conseils pour Outlook. +toggle: tip-sheet-for-outlook +--- + +# Créer des courriels accessibles dans Outlook +Version 1.3 | Mars 2024 + +## Collage de texte +Pour coller du contenu provenant d’une autre source : +1. placez le curseur à l’endroit souhaité; +2. appuyez sur Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); +3. appuyez sur T (ou sous les **Options de collage**, sélectionnez **Conserver uniquement le texte**). + +## Rédaction de contenu +- Écrivez en langage simple. +- Utilisez des polices **sans empattement** (comme **Arial**) au lieu des polices avec empattement (comme **Times New Roman**). +- Utilisez la **majuscule en début de phrase** au lieu de majuscules en début de chaque mot ou de TOUT EN MAJUSCULES, même pour les titres. +- Définissez les abréviations dès la première utilisation, par exemple : Services partagés Canada (SPC). +- Utilisez des mots simples et courants, plutôt que du jargon ou un vocabulaire « impressionnant ». + +## Titres +- Organisez les courriels plus longs en utilisant l’onglet **Format du texte** > le menu **Style** > les styles de **Titre**. Par exemple, **Titre 1, Titre 2, Titre 3** en ordre croissant, au besoin. +- Chaque titre doit être unique et descriptif. + +## Formatage du contenu +- Alignez le texte à gauche, plutôt qu’au centre, à la droite ou justifiés. +- Utilisez les **Styles** prédéfinis pour formater du texte (Normal pour le corps du texte, **Élevé** pour le texte en gras, et Accentuation pour le texte en italique). +- Utilisez le thème Outlook par défaut. Les autres thèmes peuvent présenter des obstacles en matière d’’accessibilité. +- Éviter de formater le texte directement (les commandes de l’onglet **Message** > groupe **Texte simple**, ou l’onglet **Format du texte** > groupe **Police**). + +## Liens +Donnez des noms précis aux liens. Par exemple, « découvrez les offres » au lieu de « cliquez ici » ou « en savoir plus ». + +## Listes +Pour les listes, utilisez des listes à puces ou des listes numérotées à partir de l’onglet **Accueil** > du groupe **Texte simple** > et du menu **Puces**. + +## Images +L’**Option de mise en page** des images doit être définie sur **Aligné sur le texte** (à moins qu’elles ne soient décoratives). Sélectionnez l’image > appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris) > sélectionnez **Habiller le texte** > sélectionnez **Aligné sur le texte**. + +Toutes les images doivent être accompagnées d’un texte de remplacement. Ce texte doit transmettre le sens de l’image. Si une image est décorative, tapez « Décorative ». + +Pour accéder au panneau **Texte de remplacement** : +1. sélectionnez l’image; +2. appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); +3. sélectionnez **Afficher le texte de remplacement**. + +**Remarque** : Le texte de remplacement devrait comporter moins de 120 caractères. + +Les images complexes (comme des graphiques et des tableaux) doivent être accompagnées d’un **texte de remplacement** et d’une **longue description** contenant tous les renseignements relatifs à l’image, comme les données et les tendances. + +**Ce qu’il faut éviter** : +- les images de texte ou de signatures; +- SmartArt; +- les objets groupés. + +## Tableaux +- Utilisez les tableaux uniquement pour les données. +- Définissez tous les tableaux. Sélectionnez l’onglet **Création de tableau** > le groupe **Options de style de tableau** (si cela est nécessaire) > **Cochez** toutes les options pertinentes. **Ligne d’en-tête** est obligatoire. + +**Ce qu’il faut éviter** : +- l’option **Dessiner un tableau**; +- les captures d’écran et les images de tableaux; +- les cellules fusionnées ou fractionnées; +- les tableaux imbriqués; +- les cellules vides; +- les objets autres que du texte dans les cellules. + +## Supports +- Joignez les supports audio ou vidéo au courriel, au lieu des ajoutés dans le corps du courriel. +- Respectez les directives de votre ministère en ce qui concerne les exigences en matière de signature. + +## Couleurs et contraste +Lors de la rédaction d'un courriel, utilisez les couleurs **Automatiques** et les couleurs **d'accentuation du thème**. De cette façon, les destinataires peuvent facilement réduire leurs obstacles en appliquant leurs propres couleurs (à partir de l'onglet **Format du texte** > groupe **Styles** > menu **Modifier les styles** > sous-menu **Couleurs**). + +Assurez-vous que le contraste entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant. +Les renseignements doivent être transmis par d’autres moyens que la couleur seulement. Par exemple, ajoutez une bordure ou une forme différente. + +**Ce qu’il faut éviter** : +les images d’arrière-plan. + +## Langues +- Rédigez des courriels distincts en français et en anglais. + - Définissez la langue de vérification : + 1. sélectionnez tout le message (appuyez sur les touches Ctrl + A); + 2. sélectionnez l’onglet **Révision** > le groupe **Langue** > le menu **Langue** > **Définir la langue de vérification**. +- Si vous devez créer un courriel bilingue : + - Rédigez des paragraphes distinct pour chaque langue, c.-à-d., **n’utilisez pas** plusieurs langues dans un même paragraphe. + - Si le courriel commence en français : + 1. ajoutez un signet au début du contenu en français en sélectionnant l’onglet **Insertion** > le groupe **Liens** > **Signet**; + 2. tapez « **la version en anglais suit la version en français** » dans un paragraphe avant le contenu en français; + 3. ajoutez un lien au texte en sélectionnant : +
    +
  1. l’onglet Insertion > le groupe Liens > Lien;
    2. +
  2. Emplacement dans ce document;
    3. +
  3. votre signet;
    4. +
  4. OK.
    5. +
+ 4. à partir de **Outlook pour ordinateur de bureau**, définissez la langue de vérification en fonction du contenu du paragraphe. +- Avant d’envoyer un courriel, définissez toujours la langue de vérification pour chaque paragraphe. + +## Signature de courriel +**Évitez** d'utiliser des images dans votre signature. N'utilisez pas d'images de texte. + +Suivez les directives de votre organisation en matière de signature. + +## Vérification de l’accessibilité +Pour utiliser le vérificateur d’accessibilité, sélectionnez : +1. l’onglet **Révision**; +2. le groupe **Accessibilité**; +3. **Vérifier l’accessibilité**; +4. l’option **Poursuivre l’exécution du vérificateur pendant que je travaille**. + +Le vérificateur d’accessibilité est un bon début, mais il ne permet pas de détecter tous les problèmes. diff --git a/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-presentation-powerpoint-de-microsoft.md b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-presentation-powerpoint-de-microsoft.md new file mode 100644 index 000000000..96896ce54 --- /dev/null +++ b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiche-de-conseils-presentation-powerpoint-de-microsoft.md @@ -0,0 +1,135 @@ +--- +title: Feuille de conseils pour la présentation Microsoft PowerPoint +description: Référencez facilement les meilleures pratiques accessibles pour la création PowerPoint.Feuille de conseils pour la présentation Microsoft PowerPoint. +toggle: tip-sheet-for-microsoft-powerpoint-presentation +--- + +# Créer des présentations accessibles dans PowerPoint +Version 1.3 | Mars 2024 + +## Masque des diapositives +Dans la mesure du possible, formatez vos diapositives à l’aide de l’onglet **Masque des diapositives**. Pour ouvrir cet onglet, sélectionnez : +1. l’onglet **Affichage**; +2. le groupe **Modes Masque** (si cela est nécessaire); +3. **Masque des diapositives**. + +Lorsque les dispositions de diapositives disponible ne répondent pas à vos besoins, ajoutez une nouvelle disposition. Sélectionnez **Insérer une disposition**, puis ajoutez le nombre de **Contenu** désiré à l’aide de **Insérer un espace réservé**. + +**Évitez** d’ajouter du contenu à partir de l’onglet **Insertion**. + +## Collage de texte +Pour coller du contenu provenant d’une autre source : +1. placez le curseur à l’endroit souhaité; +2. appuyez sur Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); +3. appuyez sur T (ou sous les **options de collage**, sélectionnez **Conserver uniquement le texte**). + +Pour insérer une disposition à partir de l’onglet **Masque des diapositives**, sélectionnez : +1. le groupe **Modifier la forme de base** (si cela est nécessaire); +2. **Insérer une disposition**. + +Pour ajouter un espace réservé à partir de l’onglet **Masque des diapositives**, sélectionnez : +1. le groupe **Modifier la forme de base** (si cela est nécessaire); +2. le menu **Insérer un espace réservé**; +3. précisez le type d’espace réservé. + +**Mise en garde :** Chaque disposition de diapositive doit inclure un espace réservé **Titre** et un espace réservé **Pied de page** (numéro de diapo <#>). + +## Titres de diapositive +Chaque diapositive doit avoir un titre **unique**. Si le contenu se poursuit sur la diapositive suivante, ajoutez « (1 de 2) » à la fin du titre. + +## Polices et tailles +Utilisez des polices **sans empattement** (tel que **Arial**) au lieu de polices avec empattement (tell que **Times New Roman**). La taille de police des titres est 24 points ou plus et celle du corps de texte est de 18 points ou plus. + +## Formatage du texte +**Utilisez l’alignement à gauche** pour le contenu textuel. Évitez d’utiliser du texte justifié. + +Pour augmenter l'espacement entre les lignes de texte, utilisez les zones **Avant**, **Après** et **Interligne** dans la boîte de dialogue **Paragraphe**. N'appuyez pas sur la touche **Entrée** pour ajouter un espacement supplémentaire. + +## Liens +Utilisez **toujours** un texte de lien significatif pour que le lecteur sache où le lien le mène, par exemple « Services partagés Canada », au lieu de « cliquez ici ». + +Les présentations PowerPoint imprimées doivent également afficher l’URL. + +## Images +Toutes les images doivent être accompagnées d’un texte de remplacement. Ce texte doit transmettre le sens de l’image. Si une image est décorative, tapez « Décorative ». + +Pour accéder au panneau **Texte de remplacement** : +1. sélectionnez l’image; +2. appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); +3. sélectionnez **Afficher le texte de remplacement**. + +Les images complexes (comme des graphiques et des tableaux) doivent être accompagnées d’un texte de remplacement et d’une longue description contenant tous les renseignements relatifs à l’image, comme les données et les tendances. + +**Ce qu’il faut éviter :** +- les images de texte; +- SmartArt; +- les objets groupés. + +## Tableaux +- Utilisez les tableaux uniquement pour les données. +- Définissez tous les tableaux. Sélectionnez l’onglet **Création de tableau** > le groupe **Options de style de tableau** (si cela est nécessaire) > **Cochez** toutes les options pertinentes. **Ligne d’en-tête** est obligatoire. + +**Ce qu’il faut éviter :** +- l’outil **Dessiner un tableau**; +- les captures d’écran ou une image d’un tableaux; +- les cellules fusionnées ou fractionnées; +- les tableaux imbriqués; +- les cellules vides; +- les objets autres que du texte dans les cellules. + +## Supports +Pour le contenu **audio** : +1. les transcriptions sont obligatoires; +2. les sous-titres sont facultatifs; +3. les descriptions audio sont facultatives. + +Pour le contenu **vidéo** : +1. les sous-titres sont obligatoires; +2. les descriptions audio sont obligatoires si certains renseignements sont visuels seulement; +3. les transcriptions sont obligatoires si les vidéos contiennent des éléments interactifs. + +**Évitez** d’utiliser des éléments interactifs, des éléments d’animation et d’autres effets visuels. + +## Couleurs et contraste +Lorsque vous ajoutez des couleurs à une présentation, sélectionnez la couleur **Automatique** et les couleurs d’**accentuation du thème**. Les utilisateurs peuvent facilement réduire leurs obstacles en appliquant leurs propres couleurs (à partir de l’onglet **Conception** > le group **Variantes**). + +Assurez-vous que le contraste entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant. +Les renseignements doivent être transmis par d’autres moyens que la couleur seulement. Par exemple, ajoutez une bordure ou une forme différente. + +**Ce qu’il faut éviter :** +- les images d’arrière-plan; +- le placement d’un texte par-dessus une image. + +## Ordre de lecture +L’ordre de lecture est l’ordre naturel que suivraient vos yeux en regardant une diapositive. Assurez-vous que l’ordre de lecture de chaque diapositive est approprié en cliquant juste à l’extérieur de la diapositive, puis en utilisant la touche de **tabulation** pour faire défiler le contenu. Vous verrez ainsi l’ordre actuel de votre contenu. + +Corrigez les problèmes d’ordre de lecture dans le volet **Ordre de lecture** ou dans le volet **Sélection** (pour les versions Office plus anciennes que la version 365). + +## Langues +Précisez la langue de vérification pour chaque diapositive. Sélectionnez : +1. tous les objets de la diapositive (appuyez sur les touches Ctrl + A); +2. l’onglet **Révision**; +3. le groupe **Langue** (si cela est nécessaire); +4. le menu **Langue**; +5. **Définir la langue de vérification**. + +Évitez de créer des documents bilingues, car cela réduit leur accessibilité. + +## Vérification de l’accessibilité +Pour utiliser le vérificateur d’accessibilité, sélectionnez : +1. l’onglet **Révision**; +2. le groupe **Accessibilité**; +3. **Vérifier l’accessibilité**; +4. cochez l’option **Poursuivre l’exécution du vérificateur d’accessibilité pendant que je travaille**. + +Le vérificateur d’accessibilité est un bon début, mais il ne permet pas de détecter tous les problèmes. + +## Présentation +Pendant la présentation, décrivez les objets visuels importants figurant sur chaque diapositive. + +## De PowerPoint à PDF +**Remarque** : La plupart des fichiers PDF ne sont pas accessibles. Dans la mesure du possible, transmettez votre présentation PowerPoint. Si vous devez créer une version PDF de votre présentation : +1. appuyez sur Alt, F, I, UA ou sélectionnez l’onglet **Fichier** > le menu **Exporter** > le sous-menu **Créer un document PDF/XPS** > **Créer PDF/XPS**; +2. à partir de la boîte de dialogue **Publier comme PDF ou XPS**, sélectionnez le bouton **Options**; +3. à partir de la boîte de dialogue **Options**, **cochez** toutes les cases sous la rubrique **Inclure les informations non imprimables**; +4. appuyez sur **OK** et sélectionnez **Publier**. diff --git a/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiches-conseils-ms-office.json b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiches-conseils-ms-office.json new file mode 100644 index 000000000..a2b30151b --- /dev/null +++ b/src/pages/fr/fiches-conseils-ms-office/fiches-conseils-ms-office.json @@ -0,0 +1,9 @@ +{ +"tags": [ + "msTips" + ], + "subject": [ + "howTos", + "createDocument" + ] +}