Schéma Délibérations - évolutions

[Pierlou]

Migration de la discussion autour des évolutions du schéma délibérations, pour plus de visibilité et d'accessibilité.

[Pierlou]

Suite à la réunion du 17/11/2023 :

• le sujet de l'évolution du schéma de données sur les délibérations manque cruellement de visibilité, il faut que plus d'acteurs concernés prennent part aux discussions afin de trouver des solutions qui fassent consensus et soient adoptées par le plus grand nombre. N'hésitez pas à mentionner ce canal de discussion sur d'autres plateformes.
• le premier sujet - urgent - est d'adapter le schéma afin qu'il permette de répondre aux dernières directives en vigueur. Il est nécessaire d'ajouter un champ concernant l'année de la délibération (si j'ai bien compris, n'hésitez pas à préciser ce point). Cette modification est techniquement assez simple, elle peut être implémentée rapidement. Cela pourrait être l'occasion de modifier à la marge certaines contraintes sur les autres champs (accents dans les champs à choix multiples, code de l'indexation...).
• le second sujet concerne la publications d'autres types d'actes pour répondre à l'ordonnance du 7 octobre 2021. Plusieurs solutions techniques sont envisageables :
  • modification forte du schéma Délibérations existant pour qu'il devienne un "schéma Actes" : cette solution ne semble pas adaptée car elle supprime la référence des données déjà publiées
  • création de nouveaux schémas - un par type d'acte (schéma Procès verbaux, schéma Arrêtés temporaires, ...), potentiellement regroupés sous l'égide d'un datapackage Actes (cf. le datapackage mobilités. Point d'attention : multiplication des schémas, donc de la complexité de publication.
  • création d'un seul nouveau schéma : schéma Actes, qui reprendrait une grande partie des champs du schéma Délibérations (potentiellement en renommant certains champs, par exemple DELIB_ID en ACTE_ID), et auxquels on ajouterait un champ pour préciser le type d'acte dont il est question. Ce schéma pourrait à terme remplacer tacitement le schéma actuel, sans supprimer la référence des fichiers déjà publiés sous l'égide du schéma Délibérations. Point d'attention : nécessitera l'adaptation des traitements existants pour publier selon ce nouveau schéma.

Ces pistes sont à discuter ci-dessous, afin de trouver le meilleur compromis pour les producteurs de données.

[lvinsonneau]

Merci @Pierlou pour avoir porté ce débat sur la place publique.
Évidemment disponible pour discuter des propositions avec vous.

Pour information, à Mégalis, et dans l'attente de ces évolutions sur l'ordonnance du 7 octobre 2021, nous avons mis en place, par défaut, une API depuis le 1er juillet 2022 : https://data-api.megalis.bretagne.bzh/doc/ (SCDL Actes). C'est loin d'être parfait, mais cela nous permet de répondre, en attendant les décisions nationales, aux besoins de notre marque-blanche opendata (cf. la cartographie de nos réutilisateurs) et aux demandes formulées par les prestataires de nos collectivités, pour ceux qui ont d'autres cas d'usage que notre marque-blanche "actes".

[LaureHuguenin]

Merci Pierlou,
Je précise ce que j'entends par évolution urgente pour se mettre en conformité avec la réforme des règles de publication des actes entrée en vigueur juillet 2022, qui oblige notamment à mentionner une date de publication pour chacun des actes administratifs.
Nous étions plusieurs à l'époque (avant juillet 2022) a avoir interpellé ODF qui devait vous relayer la demande, j'avais ensuite fait un post sur la communauté Team Open Data sur l'objet et l'ID de ce nouveau champ, mais les débats improbables qui ont suivis n'ont pas permis ne serait-ce que de statuer sur ce point. Chacun a donc fait comme il a pu dans son coin pour se mettre dans les clous en temps voulus 👍
Pour répondre à l’interprétation faite de la réglementation par le service de l’Assemblée, nous avons donc rajouté un champ « publication_date » dans le JDD délibérations de la région Centre-Val de Loire.
Il me semble donc essentiel (obligatoire) de rajouter ce champ dans le Schéma puisque c'est celui qui lance le délai de recours de chaque délibération ou acte.
Par ailleurs, nous avons également créé 2 autres JDD : un sur les Arrêtés pris par le Président, un autre sur les PV des Assemblées qui contiennent également tous les 2 une date de publication.
Je vous indique ici le liens vers : les 3 JDD concernés

Les autres sujets abordés ce matin méritent également réflexion, mais dans une temporalité plus longue et une plus large concertation.
Merci et à bientôt

[Pierlou]

Ne connaissant pas les problématiques métier, je me fends d'une question probablement naïve : deux mentions de date figurent déjà dans le schéma :

• DELIB_DATE : "Date de décision de l'acte, celle à laquelle la délibération a été adopté par la collectivité au format AAAA-MM-JJ suivant la norme internationale ISO 8601."
• PREF_DATE : "Date d'enregistrement de la délibération au contrôle de légalité au format AAAA-MM-JJ suivant la norme internationale ISO 8601. Ce champ ne peut être renseigné que si la délibération a effectivement été transmise et que sa date d'enregistrement est connue."

Ces deux champs ne correspondent pas au besoin, c'est bien cela ?
Le cas échéant, on pourrait imaginer l'ajout d'un champ :

{
      "name": "PUBLICATION_DATE",
      "type": "string",
      "title": "Date de publication de la délibération",
      "description": "Date de publication de la délibération au format AAAA-MM-JJ suivant la norme internationale [ISO 8601](https://fr.wikipedia.org/wiki/ISO_8601).",
      "example": "2023-11-21"
},

(à adapter, notamment le titre et la description) Est-ce que cela pourrait convenir ?

[LaureHuguenin]

Bonjour Pierlou, Les 2 champs déjà présents ne répondent effectivement pas au besoin puisque c’est bien la date de publication qui lance de délai de recours. Ce n’est pas la même que la date de la délibération ni celle de l’enregistrement. Il faut bien la distinguer puisqu’elle joue en plus un rôle très important. Donc OK pour ta proposition, qui reprend ce que nous utilisons déjà donc pour nous c’est très bien 😊 « L’ordonnance n°2021-1310 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021 font de la publication par voie électronique la formalité qui confère aux actes des collectivités territoriales et de leurs groupements leur caractère exécutoire et qui fait courir le délai de recours contentieux contre ces derniers ». A toutes fins utiles, ci-joint la note de synthèse de la DGCL sur la réforme des règles de publicité qui donne toutes les explications. Merci et bonne journée Laure HUGUENIN Chargée de Mission Open Data Direction de l'Appui à la Donnée, Au Pilotage et aux Transitions Région Centre-Val de Loire

[LaureHuguenin]

Je rajoute la PJ qui n'est pas passée via la réponse par mail
1. Principes généraux de la réforme_juin 2022.pdf

[johanricher]

A toutes fins utiles, je rappelle les réserves que j'avais émises lors d'une discussion précédente sur ce sujet, et qui représentent toujours ma compréhension du sujet à ce jour :

J'entends que la principale nouveauté depuis la création du schéma, et l'enjeu de cette discussion, est que la date de publication d'une délibération est la date qui lance le délai de recours contre elle.

Cependant, il s'agit selon moi d'une métadonnée de la délibération publiée, et pas une information qui a vocation à être précisée dans le fichier contenant la liste des délibérations (qui est l'objet du schéma).

En effet, s'il y a contrôle de légalité, ce n'est pas le fichier contenant la liste des délibérations qui sera regardé pour connaître la date à laquelle a été publiée une délibération mais bien la délibération elle-même, où plutôt la date indiquée sur la page où la publication a été publiée.

Exemple pour illustrer mon propos :

Un conseil municipal vote une délibération le 1er janvier, la fait publier sur le site Internet de la commune le 8 janvier et indique dans le fichier des délibérations qu'elle a été publiée le 5 janvier (suite à une erreur humaine de saisie par exemple). Le fichier contenant la liste des délibérations n'ayant aucune valeur opposable, la date de publication indiquée dans ce fichier ne sera pas prise en compte.

Quelle serait alors l'utilité d'avoir cette date de publication dans le fichier des délibérations ?

Par ailleurs, si seule la date de publication a une valeur juridique, pourquoi garder dans le schéma la date d'enregistrement de la délibération au contrôle de légalité (champ PREF_DATE) ?

[LaureHuguenin]

Reprenons donc cette discussion. Si les champs descriptifs des délibérations qui font l’objet du schéma ne sont pas les métadonnées de chacune des délibérations, alors qu’est-ce donc ? Quelles sont ces informations qui font l’objet du schéma ? La date indiquée sur la page de publication change à chaque mise à jour du jeu de données (le notre porte sur la durée du mandat 2021-2028 et est mis à jour après chaque session), il faut bien indiquer une date de publication pour chacune des délibérations dans le descriptif de chacune d’elle, qui pour moi fait bien l’objet du schéma. Sinon, comment fait-on pour retrouver cette date sans avoir à éplucher chacune des délibérations ? Et pour répondre à ta crainte, la date de publication indiquée dans la délibération tient compte des aléas de publications que tu évoques, en prenant une marge de manœuvre pour lancer le délai de recours. « L’ordonnance n°2021-13101 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021 font de la publication par voie électronique la formalité qui confère aux actes des collectivités territoriales et de leurs groupements leur caractère exécutoire et qui fait courir le délai de recours contentieux contre ces derniers »

[lvinsonneau]

Pour abonder ce que dit @johanricher , nous gérons aujourd'hui effectivement la date de publication comme une métadonnée de la délibération. D'autant plus que dans notre circuit, et afin de répondre aux contraintes RGPD, les collectivités ont le "droit à l'erreur" en publiant/dépubliant une délibération ou un acte selon sa réflexion autour du RGPD. La date peut donc potentiellement évoluer au fil du temps. Pour en apporter la "preuve", car c'est bien ça le noeud du problème si recours en contentieux, il faudrait trouver de nouvelles solutions techniques sans doute beaucoup plus complexes à mettre en oeuvre (horodatage, block chain, etc.).

Plus simplement, l'enjeu majeur à court terme de l'actualisation du schéma délibération me semble davantage se porter sur le fait de l'ouvrir à tous les types d'actes ou documents liés à la publication des actes (actes réglementaires, actes individuels non soumis au RGPD, PV de séance, liste des délibérations), comme l'impose désormais la nouvelle réglementation autour de la publicité des actes.

[LaureHuguenin]

Merci pour cette précision @lvinsonneau. Néanmoins, je n'arrive pas à comprendre comment cette métadonnée liée à chaque délibération se matérialise. Merci de m'éclairer sur ce point.

[lvinsonneau]

En fait @LaureHuguenin , c'est utilisé directement sur le site internet de la collectivité.
Ex. ici : https://www.bretagnecentre.bzh/la-communaute/linstitution/deliberations
avec date de décision et date de publication :

[LaureHuguenin]

Merci pour cet exemple @lvinsonneau , mais de ce que j'en comprends, les sites internet des communes viennent réutiliser les données du JDD Délibération créé à partir de votre outil d'e-administration. L'exposition de ces 2 informations "Décision" et "Date de publication" vient bien chercher la donnée dans un JDD (qui est conforme au schéma) ? Ou sinon, comment cette date de publication est elle stockée et réutilisable ? Désolée de ces questionnements mais je n'arrive pas à comprendre comment cela fonctionne autrement qu'en utilisant le contenu d'un JDD. Merci,