Budget et taux journaliers

Les éléments partagés ici peuvent servir de référence pour recruter dans une startup d'Etat. Ils reflètent d'une part la volonté de recruter des personnes talentueuses, d'autre part l'exigence d'éthique budgétaire liée à notre mission d'intérêt général. Ce document a une valeur indicative et pourra évoluer en fonction du marché et des retours des équipes.

Contexte du document

Remarques préalables

• beta.gouv.fr est une communauté de personnes passionnées par le service public qui s'engagent pour mettre leurs compétences (numériques mais pas uniquement) au service de l'intérêt général. Chaque équipe est autonome, pluridisciplinaire et regroupe des agents publics avec des personnes issues du secteur privé. Notre but est de réunir les meilleures personnes pour s'attaquer à un problème spécifique et construire un service qui facilite la vie de ses utilisateurs, améliore les conditions de travail des agents publics ou augmente l'efficacité de nos politiques publiques.
• Si le fonctionnement du marché public prévoit le paiement d'unités d'oeuvres (UO) sur la base de livrables, la réalité observée sur le terrain est que :
  • Dans une phase de forte évolution du périmètre, lors de l'investigation ou de la construction d'un produit numérique par l'écoute des usagers, il est difficile pour une équipe de s'engager sur des livrables et un temps de réalisation précis ;
  • La stratégie de l'Etat en matière de numérique, reprise par beta.gouv.fr, est d'attirer et de recruter des talents et des personnes plutôt que d'acheter des UO ou lots de prestation ;
  • Par conséquent, lors de l'incubation, le coût d'une prestation est souvent calculé à partir du taux journalier de la personne recrutée, avant d'être converti en UO.
• Le markup ou marge du porteur attributaire du marché est une composante importante du coût qui n'est pas abordée dans ce document.

Objectifs

• Donner aux responsables de budget une grille de référence et des bonnes pratiques pour les aider à recruter et à piloter leur budget ;
• Continuer à recruter des talents dans à un prix de marché (ni en-dessous, ni au-dessus), en harmonie avec la communauté beta.gouv.fr et sa mission d'intérêt général.

Méthodologie

• Recensement des grilles existantes (Fichier de suivi budget incubateur, Grille du portefeuille Ecologie) ;
• Confrontations aux prix de marché avec le concours des attributaires du marché et de prestataires ;
• Remise en question de la grille à échéance régulière selon les résultats observés sur le terrain (ex : prix pas assez compétitifs et qui occasionneraient des difficultés de recrutement).

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Grille de taux journaliers

Taux journalier, HT, hors marge

Postes	Reco	Bas	Haut
Chargé.e de déploiement junior	250	200	300
Chargé.e de déploiement expérimenté	450	300	600
Développeur.e junior	500	350	550
Développeur.e expérimenté.e	600	550	700
Lead développeur.e (/CTO)	750	650	850
Coach junior	450	350	550
Coach expérimenté.e	800	600	950
Product owner junior	400	350	450
Product owner expérimenté.e	550	500	600
Responsable de produit (intrapreneur.e)	700	600	800
Illustrateur / graphiste (web, print)	400	300	500
UI designer (maquettes)	350	400	450
UX designer junior (- de 3 ans)	375	300	450
UX designer expérimenté.e (3 à 5 ans)	525	450	600
UX designer expérimenté.e (+ de 5 ans)	700	600	800

Notes : Junior : < 5 années d'expérience, expérimenté.e > 5 ans

Bonnes pratiques de gestion budgétaire en startup d'Etat

Quel est le rôle du responsable de budget ?

• Le responsable de budget est chargé de la planification, l'expression des besoins auprès de l'attributaire du marché et des contacts DINUM. Il est le garant de l'équilibre budgétaire de la startup, c'est à dire du rapport entre son coût et l'impact mesuré du service.
• Par défaut, le responsable de budget est l'intrapreneur.e, sous contrat avec l'administration.
• Si l'administration ne délègue pas d'intrapreneur.e, explorer avec l'équipe DINUM des options alternatives hors prestation (EIG, mission, etc.).

Le taux journalier dépend-il de la durée de l'engagement ?

• La visibilité budgétaire d'une startup est généralement de 6 mois, parfois de 1 ou 2 ans selon les conventions avec les administrations.
• Si le budget prévoit le recours à un prestataire plus de 3 jours par semaine pour au moins 6 mois, on peut alors raisonner en revenu cible annuel pour déterminer le taux journalier adapté. Voir simulateur de revenu net ci-dessous. Le taux journalier peut ainsi être révisé à la baisse : de -10% à -20% selon l'intensité et/ou la durée de l'engagement et au regard du montant facturé à l'administration par an.
• Plafond de jours annuels recommandé = 218 jours par an.
• NB : Le temps administratif incompressible du statut indépendant (émission de factures, services faits, etc.) ne peut pas être facturé.

Comment estimer un revenu net annuel pour un prestataire à temps plein ? mon-entreprise.fr

• Choisir le bon simulateur selon le statut de la personne recrutée : Auto-entrepreneur, Indépendant, Assimilé salarié
• Renseigner le chiffre d'affaire estimé : nombre de jours estimés x taux journalier
• Lire le Revenu net de cotisations ou salaire net pour connaitre le revenu obtenu.

NB : Cette comparaison ne vaut qu'à titre indicatif. Par rapport au statut de salarié, le statut de freelance comporte une notion de risque (fin de mission) qui se reflète également dans le taux journalier. NB : Le TJ d'un indépendant doit comprendre la compensation de la perte de salaire lié à un congé maternité ou un congé paternité. NB : Le cas échéant, pour des prestataires à temps plein, des solutions peuvent être étudiées pour contractualiser des personnes, à l'instar du programme EIG.

Est-il possible ou souhaitable de réévaluer les taux journaliers en cours de route ?

• Il est souvent difficile pour un.e intrapreneur.e responsable de budget, quand il recrute un talent, d'évaluer le futur impact de celui-ci et/ou de lui donner un prix.
• Une possibilité est de faire régulièrement des rétrospectives pour jauger de l'impact et du coût de fonctionnement de la startup.
• Dans tous les cas, n'oubliez pas de solliciter l'aide de la communauté :
  • Si un.e candidat.e demande un taux journalier hors grille et que vous avez un doute sur la réponse à lui donner, demandez de l'aide.
  • Si vous avez des doutes sur le coût de fonctionnement de votre startup, en lien avec son impact avéré, vous pouvez déclencher une discussion avec l'équipe et mobiliser un membre de la communauté extérieur à l'équipe pour animer cette discussion.

Comment les frais professionnels sont-ils pris en compte dans le taux journalier ?

• Frais récurrents et anticipables : ils sont généralement inclus dans le taux journalier et négociables en amont. Par exemple, un.e chargé.e de déploiement habitant à Nantes et qui devra se déplacer tous les mois à Paris peut prévoir cette dépense au moment de la négociation de son taux journalier.
• Frais exceptionnels ou liés au déploiement du produit : ils peuvent être refacturés ponctuellement. Dans ce cas, l'intrapreneur.e prévoit généralement une ligne de budget "déplacements" en lien avec les objectifs de déploiement et partagée à l'équipe.
  • Voir les conditions prévues par l'attributaire pour la facturation des frais.
• Quelle que soit l'option retenue, l'important est de se poser la question au moment de la contractualisation et de la rendre explicite.