Administration

Tableau de bord

Nous utilisons un tableau de bord partagé pour garder un trace de toute modification sur les outils que nous utilisons (Slack, OVH, etc…).

Pense à y ajouter une brève description si tu:

• crée un nouveau compte email
• ajoute un nouveau domaine beta.gouv.fr
• fait quelque chose de non standard pour régler un problème de production en urgence
• etc…

Listes de diffusion

Nous disposons d'un MX plan chez OVH pour le domaine beta.gouv.fr. Pour les modifier, il faut donc passer par l'interface web d'OVH. Si vous n'avez pas les droits d'accès, demandez-les sur Slack, dans 🔒#incubateur-secretaria.

Plusieurs listes de diffusion sont disponibles, dont certaines, optionnelles, modifient votre niveau d'implication dans l'incubateur. Si vous souhaitez participer (ou simplement être au courant) des aspects stratégiques de la structure, par exemple, inscrivez-vous à [email protected].

Agenda

Les évènements communs à tout l'incubateur sont référencés sur un agenda public. Il est visible par tous - y compris hors de l'incubateur -, et peut être ajouté à un gestionnaire d'agenda via son adresse iCal ou email.

Boîtes mail

Les membres des Startups peuvent obtenir une boîte mail de type [email protected]. Pour la créer, suivez la documentation d'OVH. Si vous n'avez pas les droits d'accès, demandez-les dans 🔒#incubateur-secretaria sur Slack.

Redirections

Certains membres choisissent de gérer leur mails @beta.gouv.fr via une redirection vers un autre adresse email. Pour la mettre en place, après avoir créé un compte mail en suivant la documentation ci-dessus, créez une redirection en suivant la documentation d'OVH. Attention, il est important de créer un vrai compte mail sur ovh en plus de la redirection : sinon il sera impossible d'envoyer des mails depuis l'adresse @beta.gouv.fr.

Envoi de mails @beta.gouv.fr depuis gmail

Vous pouvez configurer gmail pour pouvoir envoyer des emails depuis l'adresse @beta.gouv.fr.

Pour cela, rendez-vous depuis gmail dans Paramètres -> Comptes et importation -> Ajouter une autre adresse e-mail.

Laissez cochée la case "Traiter comme un alias". Laissez les paramètres par défaut, à l'exception du nom d'utilisateur, que vous devez remplacer par votre adresse complète [email protected], et du mot de passe qui est celui que vous avez renseigné lors de la création de votre compte mail.

Slack

Le Slack de l'incubateur est accessible via https://startups-detat.slack.com. Nous utilisons la version gratuite du service. Les administrateurs et owners du service sont signalés sur la liste des membres du chat.

Le bot glossaire de Slack (/trad) est une instance de glossary-bot hébergée sur Heroku (id : glossaire-betagouvfr) sur le compte de @MattiSG.

Plus d'informations sur notre usage de Slack.

Mots de passe

L'accès aux services partagés (OVH, Mailjet, Twitter…) doit être fait par le biais de comptes individuels auxquels la gestion est déléguée, afin de faciliter la révocation des accès lors des départs de membres de l'Incubateur.

Néanmoins, certains systèmes ne supportent pas la délégation, ou il peut parfois s'avérer utile d'obtenir l'accès administrateur sur les comptes maîtres.

Une base de données contenant tous les mots de passe nécessaires est donc accessible. Pour y accéder :

1. Installer KeePassX (brew cask install keepassx).
2. Télécharger la base de données.
3. Demander la clé et le mot de passe sur le canal 🔒#incubateur-secretaria.

La réponse ne sera pas nécessairement positive: l'intention sous-jacente est de diminuer le risque de perte de maîtrise sur des composants protégés par mot de passe en cas d'absence ou de départ d'un dépositaire de ces secrets, mais pas de constituer un accès standard aux secrets pour l'ensemble des membres de l'Incubateur.

Il est bien évidemment hors de question de transmettre la clé et le mot de passe par le même canal. Le mot de passe ne doit jamais être transmis par écrit, uniquement à l'oral (en direct ou par téléphone), et la clé devrait être transmise uniquement par transfert physique (clé USB…). Si vous n'avez pas le choix et devez la transmettre par un moyen électronique, chiffrez-la avant de la transmettre.

Caisse blanche

La caisse blanche permet de faire des achats pour l'incubateur.

1. Faire une demande d'utilisation de la caisse blanche dans [🔒#incubateur-secretaria] en indiquant l'objet et prix (https://startups-detat.slack.com/messages/incubateur-secretaria/) (mettre Pierre @pepe2z en cc)
2. Une fois ok, demander le numéro de carte à Pierre @pepe2z
3. Pour l'adresse de facturation, utilisez Informatique conviviale conseil 58 rue de Romainville 93260 LES LILAS
4. Si vous voulez faire livrer à Ségur: DINSIC - Beta.gouv.fr - Bureau 5.515 / 5 avenue de saxe / 75007 - Paris (vous pouvez adapter le numéro du bureau)
5. Après la dépense effectué: publiez le montant dépensé sur 🔒#incubateur-secretaria : [caisse blanche] Imprimante laser monochrome et toners 264€ TTC
6. Envoyez la facture à Pierre pierre[_AT_]beta.gouv.fr, mettre comme sujet [caisse blanche] Imprimante laser monochrome et toners : 264€ TTC

Note :

• Pour les livraisons, ne pas oublier le numéro de bureau. Sinon il suffit de passer au service Colis (au RDC, au lieu de prendre l'ascenseur A: continuer dans le couloir jusqu'au niveau de la porte extérieur, il y a des petits escaliers juste avant, c'est le dernier bureau sur la droite)